Kassenbuch für Automatenbetreiber: Bargeld aus Verkaufsautomaten richtig aufzeichnen

Ein Automat ist eine Kasse ohne Personal. Wann gezählt wird, was du aufzeichnen musst und wie lange du die Daten aufbewahrst, steht in der Abgabenordnung und im Anwendungserlass. Hier ist es zusammengefasst.

Stand: November 2026

Kurz gesagt

Du musst die Kasse eines Automaten nicht täglich zählen. Es wird nicht beanstandet, wenn erst bei der Leerung ausgezählt wird.
Zeichnet der Automat einzelne Verkäufe elektronisch auf, sind diese Daten aufzubewahren und dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verloren geht.
Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre.

Zählen: erst bei der Leerung

Kasseneinnahmen sind grundsätzlich täglich festzuhalten. Für Kassen ohne Verkaufspersonal macht die Finanzverwaltung eine Ausnahme und nennt Warenautomaten dabei ausdrücklich.

„Bei Kassen ohne Verkaufspersonal (sog. Vertrauenskassen, wie z.B. beim Gemüseverkauf am Feldrand, Fahrscheinautomaten sowie Waren- und Dienstleistungsautomaten) wird es nicht beanstandet, wenn diese nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden.“

AEAO zu § 146, Nr. 3.4

Jeden Verkauf einzeln aufzeichnen?

Das Gesetz verlangt grundsätzlich, jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Für den Verkauf von Waren an viele unbekannte Kunden gegen Barzahlung gibt es aus Zumutbarkeitsgründen eine Ausnahme. Sie entfällt, sobald ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet wird.

Hier gehen Gesetz und Verwaltung nicht ganz denselben Weg: Das Gesetz knüpft an Systeme im Sinne des § 146a an, zu denen Warenautomaten nicht zählen. Der Anwendungserlass verlangt die Einzelaufzeichnung dagegen für jedes elektronische Aufzeichnungssystem, unabhängig von der TSE-Pflicht. Für die Praxis heißt das: Was dein Automat an einzelnen Verkäufen speichert, bewahrst du auf.

„Wird hingegen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO unabhängig davon, ob das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach § 146a Abs. 3 AO i.V.m. der KassenSichV mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen sind.“

AEAO zu § 146, Nr. 2.2.2

Kassenbericht und Zählprotokoll

Wo keine Einzelaufzeichnung verlangt ist, müssen die Bareinnahmen zumindest über einen Kassenbericht nachgewiesen werden: Ausgangspunkt ist der gezählte Kassenbestand. Ein Zählprotokoll mit der Stückzahl der Scheine und Münzen ist nicht vorgeschrieben, hilft aber beim Nachweis.

„Ein sogenanntes ‚Zählprotokoll‘ (Auflistung der genauen Stückzahl vorhandener Geldscheine und -münzen) ist nicht erforderlich […], erleichtert jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens.“

AEAO zu § 146, Nr. 3.3

Was du bei jeder Leerung festhalten solltest

Amtlich festgelegte Pflichtangaben für ein Leerungsprotokoll haben wir in den genannten Quellen nicht gefunden. Als Nachweis haben sich diese Angaben bewährt. Sie sind eine Empfehlung, keine Vorschrift:

Datum der Leerung und welcher Automat geleert wurde
der gezählte Betrag aus der Geldkassette
das Wechselgeld, das im Automaten bleibt
wer geleert und gezählt hat

Unveränderbar und im Ursprungsformat

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD) gelten auch für die Daten deines Automaten. Zwei Punkte sind für Betreiber wichtig: Aufzeichnungen dürfen nicht spurlos geändert werden, und elektronisch erzeugte Daten sind in ihrem ursprünglichen Format aufzubewahren.

„Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.“

GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Rz. 58

Wie lange du aufbewahren musst

Die Fristen stehen in § 147 der Abgabenordnung. Bücher und Aufzeichnungen fallen unter die Zehnjahresfrist, Buchungsbelege unter die Achtjahresfrist.

„Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren […]“

§ 147 Abs. 3 Satz 1 Abgabenordnung

Wie CleverVend das abbildet

Das Kassenbuch in CleverVend hält für jeden Automaten fest, wie viel Bargeld hereinkam und was du entnommen hast. Die Bargeldzahlen kommen aus den EVA-DTS-Auslesungen des Automaten, Entnahmen und Korrekturen buchst du selbst. Jede Buchung ist mit der vorherigen verbunden und lässt sich nachträglich weder ändern noch löschen. Für dein Steuerbüro gibt es einen DATEV-Export.

Quellen und Links

Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Sprich im Zweifel mit deinem Steuerbüro.